Fakturaer skal fremsendes elektronisk
Danske leverandører af varer og tjenesteydelser til SDU skal i henhold til loven om offentlige betalinger sende en elektronisk faktura til universitetet.
Elektroniske fakturaer kan dannes og sendes på flere måder. De mest anvendte er:
- Integrere en fakturaløsning i virksomhedens økonomisystem
- NemHandel Fakturablanket. Se https://virk.dk/myndigheder/stat/ERST/selvbetjening/NemHandel_Fakturablanket/
- Scanningsbureau.
Oplysninger på fakturaer til SDU
Fakturaen til SDU skal bl.a. indeholde et EAN-nummer. I nogle tilfælde kaldes det også et GLN-nummer. Du får EAN-nummeret oplyst af SDU i forbindelse med ordreafgivelsen. For at sikre en optimal forretningsgang har alle institutter og afdelinger på universitetet hvert sit EAN-nr. Det kan derfor være nødvendigt, at du som leverandør opretter de forskellige institutter og afdelinger som forskellige debitorer.
Hvis du ikke har fået oplysning om EAN-nr. ved ordreafgivelsen, kan du finde nummeret i oversigten over EAN-numre eller kontakte SDU's kreditorbogholderi på mail kreditor@sdu.dk eller tlf. 6550 4600 (kl. 10.00–12.00 og kl. 13.00–14.00).
Udover EAN-nr. skal fakturaen indeholde følgende oplysninger, som du får oplyst af SDU i forbindelse med ordreafgivelsen:
- Ordrenummer som ordrereference (svarende til rekvisitionsnummer)
- Personreference
- Omkostningssted eller gerne den fulde kontostreng
Derudover skal fakturaen indeholde følgende almindelige oplysninger jf. momsreglerne:
- Fakturanr. og fakturadato
- Navn, adresse og CVR-nr. på sælger
- Navn og adresse på køber
- Mængden og arten af leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
- Pris på det leverede
- Momssats og momsbeløb
Endelig skal fakturaer fra leverandører - som SDU har indgået en indkøbsaftale med - indeholde de informationer, der fremgår af den indgående indkøbsaftale. Det gælder f. eks. varenummer og UNSPSC-kode.
SDU modtager ikke proforma-fakturaer
SDU accepterer ikke proforma-fakturaer.
Det skyldes, at en proforma-faktura per definition ikke er en egentlig faktura, men et dokument, der i forskellige sammenhænge kan bruges forud for den egentlige betaling, eksempelvis i forbindelse med fremsendelse af tilbud eller til brug for fortoldning.
Betalingsfrist
Alle leverandører oprettes i SDU's kreditorbogholderi med en betalingsfrist på 30 dage efter modtagelse af en faktura med de overfor nævnte oplysninger.
Betalingsfristen på 30 dage er fastsat med baggrund i § 3a i Renteloven.
Gebyr på fakturaer
Leverandører til SDU må kun pålægge et gebyr for elektronisk fakturering i følgende tilfælde:
- Du har oplyst om gebyret ved købet, fx ved køb i fysisk forretning.
- Du har oplyst fx på hjemmeside eller i forretningsbetingelser, at der pålægges gebyr for elektronisk fakturering.
- Du har en indkøbsaftale med SDU, hvori det fremgår, at der pålægges et gebyr.
Hvis SDU modtager en faktura med et uretmæssigt opkrævet fakturagebyr, vil vi afvise fakturaen og bede dig om at sende en ny faktura uden gebyr.
Spørgsmål
Du kan læse mere elektronisk fakturering på Virksomhedsguiden, der redigeres af Erhvervsstyrelsen.
Spørgsmål vedr. elektroniske fakturaer til SDU kan rettes til SDU's kreditorbogholderi på e-mail kreditor@sdu.dk eller tlf. 6550 4600 (telefontid kl. 10.00 - 12.00 og kl. 13.00 - 14.00).